Este servici permet l'enviament a través d'Internet, per part de les empreses, dels certificats d'empresa de cessaments per suspensió o extinció de la relació laboral, així com la remissió per part dels ocupadors en el cas de les persones treballadores al servici de la llar.

Consistix a oferir la possibilitat de comunicar al Servici Públic d'Ocupació Estatal (SEPE) a qualsevol empresa que tinguera accés a Internet els certificats de cessament de la relació laboral amb els treballadors i les treballadores.

Esta comunicació es pot efectuar utilitzant diferents mitjans:

1 . A través de l'aplicació de la tecnologia XML. Utilitzant esta tecnologia es presenten dos formes ben diferenciades de poder fer arribar al SEPE els certificats de cessament:

• Mitjançant el tractament de fitxers XML la gestió dels quals d'enviament és manual. Requerix la intervenció d'un usuari per a, una vegada el fitxer XML ha sigut creat, procedir a seleccionar-ho i enviar-ho al SEPE.
• Mediante el tratamiento de ficheros XML cuya gestión de envío está automatizada a través de la utilización de servicios web. Se trata de una tarea de carácter desatendida que no requiere intervención por parte de ningún usuario.

Esta tecnologia permet la comunicació de certificats de cessament tant a empreses amb un únic compte de cotització com a empreses que tingueren més d'un compte de cotització.

2 . A través de la introducció online les dades de certificats de cessament en un formulari web.

Per a utilitzar l'aplicació Certific@ 2 , les persones usuàries han de disposar d'autorització per a la transmissió telemàtica de dades als Servicis Públics d'Ocupació, obtinguda prèviament conforme el definit en l'aplicació Contrat@, o de firma electrònica expedida per alguna de les autoritats de certificació.

El servici funciona de diferent manera en funció del mitjà triat (veure pàgina ¿En què consistix?) per a fer la comunicació dels certificats de cessament:

1 . Per a aquelles empreses que es decidisquen per la utilització de la tecnologia XML.

Per a qualsevol dels dos sistemes d'enviament de certificats de cessament al SEPE que utilitzen esta tecnologia (veure pàgina ¿En què consistix?), les empreses hauran de generar els fitxers XML conforme a un únic esquema publicat per este Organisme. En este esquema s'especifica l'estructura dels fitxers de comunicació que les empreses han d'enviar.

Principals característiques en el funcionament de tots dos servicis:

• Per als fitxers XML enviats a través de l'accés a l'aplicació Certific@ 2 , és a dir, enviats mitjançant intervenció manual, es realitzen dos nivells de control:
  • Control de format. Es realitza en temps real, en el mateix moment en el qual s'envia el fitxer. En cas de detectar-se error, s'especifica este i el fitxer no és enviat per al seu processament en el SEPE. En cas contrari el fitxer s'envia al SEPE para el seu processament.
  • Resta de controls. Es realitzen quan el fitxer ha sigut enviat al SEPE. Com a resultat d'este segon nivell de control, es procedirà a enviar un correu electrònic informant del resultat definitiu del procés: processament correctament o rebutjat, en este cas s'adjuntaran els errors detectats.
    A més, en cada enviament es poden annexar fins a 10 fitxers XML.
• Per als fitxers XML enviats a través de la utilització de servicis web, i en tractar-se d'un servici totalment desatés, l'empresa haurà de realitzar les adequacions informàtiques necessàries per a donar suport a esta gestió.
  
  En este apartat s'inclouen dos servicis que estan disponibles per al seu ús:
  • Servici web de comunicació de dades, a través del com es realitzen els enviaments dels fitxers XML. Com a resposta a l'enviament, el SEPE assigna i retorna a l'empresa un nombre, que identifica unívocament a l'enviament realitzat.
  • Servici web de consulta de dades. A partir de l'identificador d'enviament anteriorment rebut, és possible usar este servici per a conéixer en quina situació es troba el fitxer XML comunicat (rebut o en procés), i en el cas d'haver sigut ja processat, es rebrà com a resposta un fitxer que contindrà el resultat definitiu del procés: processament correctament o rebutjat, en este cas s'adjuntaran els errors detectats.

Els treballadors i les treballadores incloses en els fitxers XML a enviar per qualsevol dels dos servicis esmentats poden pertànyer a empreses amb un únic compte de cotització o a empreses amb més d'un compte de cotització.

2 . Per a aquelles empreses que es decidisquen per l'opció d'introducció de dades a través d'un formulari web.

La utilització d'esta opció suposa la introducció de cadascun de les dades que conformen un certificat de cessament de forma similar a com s'emplenen en l'imprés en paper, amb les següents característiques:

• Gravació immediata del certificat en les bases de dades de Certific@ 2 , una vegada les dades del mateix han sigut emplenats correctament.
• Generació de la versió impresa en format PDF.
• Disponibilitat de tots els valors possibles en alguns dels camps (tipus de contracte, professió, causa de suspensió/extinció), la qual cosa impedix que es puguen comunicar valors inexistents.
• Controls lògics i condicionants en els camps de dates (data d'alta en l'empresa, data de suspensió/extinció, data de cotització, ?), la qual cosa impedix que es puguen comunicar dates errònies.
• Controls d'obligatorietat (identificació del representant, grup de cotització, data d'alta en l'empresa,) i controls creuats entre diferents camps (causa de suspensió/extinció i nombre ERE,), la qual cosa impedix que es deixen de comunicar dades requerides.
• Controls dels imports de cotització, en estar topats amb els màxims establits.
• Dades de l'empresa i de la persona treballadora (nom i cognoms i nombre d'afiliació a la Seguretat Social) facilitats pel sistema, a partir de la identificació del compte de cotització i del NIF/NIE del treballador o de la treballadora, respectivament.
• Possibilitat de consultar la mateixa informació continguda en el revers de l'imprés en paper (Normativa, instruccions d'ompliment i Llei de Protecció de Dades), mitjançant botons d'ajuda situats al llarg del formulari.

Este servici d'enviament telemàtic dels certificats d'empresa resulta d'utilitat per a les empreses, atés que s'agilitza, simplifica i automatitza el procés de facilitar esta documentació al SEPE, substituint així la seua entrega al treballador en format paper.

El Certificat d'empresa de cessament de la relació laboral és un document de vital importància per al reconeixement de les prestacions per desocupació, per la qual cosa resulta important facilitar aquesta documentació al Servici Públic d'Ocupació, evitant el desplaçament del treballador a la seua oficina. Així mateix, serà fonamental per a la futura implantació d'un servici de reconeixement de les prestacions On-line.

Este servici, en col·laboració amb les empreses, contribuïx a aconseguir l'objectiu d'impulsar l'administració electrònica.

Pel que fa a la disponibilitat del servici (fitxer XML, servici web, formulari web), el sistema permet realitzar enviaments de certificats de cessament durant les 24 hores del dia en qualsevol dels 365 dies de l'any.

A açò cal afegir l'important pas que suposa en l'automatització del procés d'enviament l'aplicació del servici web, així com la independència tecnològica de la utilització del formulari web, ja que no requerix cap tipus de coneixement especial ni desenvolupament informàtic per part de les empreses, tenint com a únic requisit disposar d'accés a Internet.